A aplicação de novas tecnologias na empresa vai além da comodidade, sendo um requisito mandatório para o crescimento do negócio. Isso exige investimentos em TI através do aluguel de notebook, computador e afins.
Desta forma, a importância da tecnologia da informação é inquestionável, tanto através da TI convencional quanto por meio do uso da Shadow IT na empresa.
Embora tenha alguns benefícios e seja muito comum, o uso da Shadow IT na empresa traz consigo vários riscos que devem ser levados em consideração.
Na conversa de hoje falaremos sobre o que é Shadow IT e qual o seu papel nos investimentos em TI como o aluguel de computador e notebook, confira!
O que é Shadow IT? Qual a diferença entre esse fenômeno e a TI convencional?
Shadow IT, também conhecido como TI invisível, consiste em usar aplicativos, softwares ou serviços de tecnologia sem o conhecimento ou aprovação do departamento de TI. O nome Shadow IT deriva do fato desta operação ser feita “nas sombras”, deixando o departamento de TI sem informações sobre as operações realizadas.
A questão do Shadow IT na empresa não é nova, porém a popularização da computação em nuvem e de serviços como Google Drive e Dropbox tem aumentado a ocorrência de problemas relacionados a essa prática.
Soluções tidas como diferentes e inovadoras costumam fugir dos requisitos e regras de segurança, o que à despeito de resolver alguns problemas cotidianos, pode colocar a empresa em sério risco.
Quer saber mais sobre as diferenças entre a TI Convencional e o Shadow IT na empresa? Falaremos sobre isso a seguir:
TI Convencional: É a TI oficial e formalizada, cujos procedimentos estão dentro do protocolo. Resumidamente, são os processos de TI que já passaram pela aprovação da empresa.
Esse modelo permite que a gestão organize processos, buscando as ferramentas mais adequadas para cada tarefa. Exemplos comuns incluem os servidores da empresa, CRMs e outros softwares de gestão comuns em médios e grandes negócios.
Shadow IT: Podemos resumir esse fenômeno como toda e qualquer ferramenta que não conste nos protocolos formais e autorizados pela sua empresa. Por exemplo, se você precisa organizar sua agenda e utiliza um site como “organizadordetarefas.com”, com dados em nuvem, você estará fazendo uso do Shadow IT..
Prós e contras do uso do Shadow IT na empresa
Prós:
Economia de tempo ao implementar soluções: Burocracias envolvidas em processos comuns podem atrasar a correção de problemas, causando desperdício de tempo. Para economizar tempo, alguns profissionais recorrem à Shadow IT, melhorando seu desempenho por conta própria sem considerar os riscos que essa prática acarreta à empresa.
Viabilização de inovações: Com menos “burocracias”, os setores da empresa ganham maior autonomia na implementação de inovações.
Embora a alta competitividade do mercado faça com que as soluções aplicadas possam se tornar diferenciais capazes de conferir destaque à empresa, as “burocracias”, que são os procedimentos padrão da empresa, existem para conferir segurança e estabilidade ao negócio.
Aumento na eficiência do ciclo de gestão: Renovar o ciclo de gestão em um negócio possui efeitos diretos sobre o tempo de espera para implementar inovações em sua empresa. Uma quantidade maior de etapas nesse ciclo implica em uma demora maior na aplicação de mudanças positivas em seu negócio.
No entanto, esse tempo de “espera” é necessário para avaliar se as soluções implementadas são de fato positivas e seguras para a empresa como um todo.
Contras:
Vulnerabilidade de dados: O caráter informal da TI invisível faz com que suas operações sejam mais vulneráveis a roubo de dados e desvios de informações. É necessário ser criterioso e avaliar se a ferramenta utilizada é segura. Do contrário, a aplicação da solução pode se tornar uma brecha na segurança da empresa, deixando-a vulnerável contra vírus e malwares.
Desalinhamento de processos: Os setores da empresa devem operar em conjunto para o bom desenvolvimento das atividades do negócio. Aplicar soluções de Shadow IT que não se encaixem bem com os processos utilizados pela empresa pode aumentar as chances de falhas, comprometendo o funcionamento do negócio como um todo.
Como evitar o Shadow IT na sua empresa?
1 – Locação de equipamentos de TI: Empresas especializadas nesse ramo, como a Convex, dão a seus clientes a opção de obter softwares oficiais através do licenciamento do Windows e do Office por encomenda, por exemplo, fazendo com que seus funcionários não tenham de recorrer a arquivos de procedência duvidosa encontrados na internet.
Além disso, a Convex também fornece a opção de contratar um serviço de gestão do parque computacional e seus softwares, registrando quais equipamentos estão sendo usados na empresa e investigando sua procedência, evitando a entrada de aparelhos não autorizados e softwares não legalizados que poderiam comprometer a segurança dos sistemas de sua empresa!
2 – Monitore as atividades da sua rede: Embora seja um procedimento padrão na maioria das empresas, esse cuidado deve ser redobrado por conta dos riscos da TI invisível. Tenha alertas para a entrada de dispositivos desconhecidos, firewall sempre atualizado e ativo, além de planos de contingência em caso de invasão do sistema da empresa.
3– Invista na segurança de dados: Invista em proteção de dados, pois o monitoramento de sistemas possibilita identificar e eliminar ameaças em seus estágios iniciais, antes que tomem proporções incontroláveis.
A segurança deve ser sempre levada em primeiro lugar a fim de não colocar os dados e processos da empresa em risco no momento de implementar as novas soluções.
4 – Restrinja o acesso de dados: Faça uso de ferramentas como senhas, criptografia e checagem dupla para restringir acessos e impedir que certos aplicativos prejudiquem seu sistema.
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