Fazer bom uso dos equipamentos de TI, sejam eles comprados ou obtidos por meio de, por exemplo, aluguel de notebooks, tornou-se uma necessidade para manter a competitividade na empresa.
A melhor forma de melhorar o aproveitamento é por meio de um gerenciamento preciso sobre os aparelhos obtidos por meio da terceirização da infraestrutura de TI.
Para suprir essa demanda por organização e gerenciamento e tirar maior proveito dos benefícios do aluguel de computadores, o ideal é saber como manter o inventário de TI atualizado. Se você quer saber mais sobre como gerenciar ativos de TI e como manter o inventário de TI atualizado, saiba que está no lugar certo!
O que é um inventário de TI? Como fazê-lo?
Resumidamente, o inventário de TI é uma lista que reúne todos os recursos de tecnologia de uma empresa, englobando tanto hardwares quanto softwares. As seguintes informações devem estar contidas em um inventário de TI:
– Relação de equipamentos utilizados;
– Placa do inventário para identificação do aparelho;
– Setor e funcionário para o qual o aparelho foi alocado;
– Eventuais problemas com os aparelhos;
– Sistemas operacionais utilizados;
– Memória e armazenamento interno dos aparelhos;
– Modelos dos equipamentos;
– Softwares usados;
– Número de série;
– Licenças dos softwares.
No entanto, a forma de fazer o inventário varia com o tamanho da empresa. Pequenas empresas que contam com poucos colaboradores e baixa quantia de recursos podem até mesmo fazê-lo em uma planilha de Excel. No entanto, médias e grandes empresas geralmente utilizam programas especializados para essa função, que podem tanto ser desenvolvidos pela sua equipe quanto contratados na forma de programa pronto como um SaaS (Software como Serviço).
O ideal é contratar uma empresa como a Convex para fazer o inventário pontualmente. A Convex também possui Field service altamente capacitado para fazer inventários.
Qual a importância do inventário de TI?
Manter o inventário de TI sempre atualizado é essencial para o controle eficiente da infraestrutura da sua empresa e do inventário de ativos de software, especialmente quando se trata do aluguel de notebooks e outros equipamentos de TI. Assim, você terá um controle preciso que permitirá constatações rápidas caso algo seja perdido ou danificado.
Além disso, manter o inventário de TI atualizado permite que você faça melhor uso dos aparelhos obtidos na locação de equipamentos de TI. Conheça algumas vantagens de manter o inventário de TI atualizado:
Antecipação de problemas: maior conhecimento sobre os ativos da empresa permite a identificação e eliminação de problemas antes que estes ocorram.
Alguns problemas que podem ser evitados incluem problemas de compatibilidade ao mudar de softwares, insuficiência de armazenamento interno, custos desnecessários com licenças de softwares duplicados e muito mais!
Melhorias na comunicação interna: as especificações de dados providenciadas pelo inventário de TI permitem um melhor entendimento do que deve ser feito. Por exemplo, o número da placa do inventário colocada em um aparelho ajuda a identificá-lo, facilitando a comunicação e agilizando processos;
Fortalecimento da segurança: ao etiquetar os aparelhos obtidos na locação de equipamentos e relacioná-los devidamente a seus encarregados, é possível responsabilizar os funcionários caso façam mau uso dos equipamentos.
Além disso, o inventário permite a localização de aparelhos perdidos ou extraviados, bem como o emprego de medidas para apagar remotamente dados sensíveis do equipamento ou bloqueá-lo.
Boas práticas de gerenciamento de TI: 5 dicas para o sucesso
Para se obter o máximo de vantagens com a gestão de ativos, é necessário que algumas boas práticas façam parte da rotina da sua empresa. Conheça algumas delas a seguir!
1 – Organização e mapeamento de ativos: essa medida permite que você conheça em detalhes quem são os usuários dos sistemas, quais os componentes estão interligados e quais serviços seriam impactados no caso de alguma falha. Aqui é interessante diferentes ativos para obter uma visão gerencial das configurações de infraestrutura de TI;
2 – Elabore seu inventário de forma consistente: o inventário pode ser feito com base nos sistemas operacionais empregados no cotidiano da companhia. A partir daí é possível definir qual a melhor técnica para avaliar os ativos.
Existe também a análise baseada em agentes, focada em obter o maior número de informações relacionadas aos ativos, como tipo, fabricante, status, localização, custo, dados de licenças etc.;
3 – Acompanhe o ciclo de vida dos ativos: no aluguel de computadores e outros equipamentos de TI, a gestão de ativos é efetivada por meio do acompanhamento de seu ciclo de vida, ajudando a qualificar o processo de tomada de decisões relativas a reparos e investimentos.
Equipamentos que operam sob contínuo estresse (como sistemas ou servidores críticos) e processam grandes quantidades de dados em uma base diária, devem ser monitorados com a máxima atenção, a fim de notificar a locadora assim que necessário para fazer a substituição dos aparelhos danificados ou obsoletos;
4 – Automatize alertas: é essencial que os responsáveis estejam sempre cientes das alterações na infraestrutura de TI por meio de alertas automáticos, facilitando e agilizando a tomada de decisões pertinentes à correção das falhas, evitando impactos à estrutura dos ativos.
Por exemplo, alertas que notifiquem o gerente sobre o prazo de validade de licenças de software podem evitar que elas expirem, o que poderia deixar a empresa temporariamente sem seus serviços, caso isso ocorresse;
5 – Integração de informações: tornar as informações úteis e acessíveis de forma simples poupa tempo e trabalho da equipe, pois a interação de dados permite que os funcionários possam avaliar melhor as respostas dos ativos para cada solicitação. Desta forma, é possível achar a causa de um problema por meio de uma característica ou efeito associado a este.
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