Com os avanços propiciados pela tecnologia moderna e as facilidades oferecidas pelo aluguel de computadores e outros equipamentos de TI, a quantia de informações confidenciais a ser protegidas no meio corporativo aumenta rapidamente. Afinal, quanto mais rápido o processamento dos dados, maior a quantia destes e, consequentemente, maior será o volume de dados confidenciais processados, certo? É exatamente esse ritmo acelerado que torna o armazenamento seguro dessas informações um grande desafio.
A fim de resolver esse problema e melhorar a acessibilidade, muitos empresários estão investindo em softwares que façam a gestão eletrônica de documentos (também conhecida como GED). Quer saber o que é gestão eletrônica de documentos, como funciona e qual sua importância ao ser aliada ao aluguel de notebooks e outros equipamentos de TI? Venha conosco!
O que é Gestão Eletrônica de documentos? Como funciona?
O termo Gestão Eletrônica de Documentos ou GED refere-se a tecnologias que facilitam o controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação de informações existentes de determinada empresa. Os sistemas de GED permitem que seus usuários acessem os documentos processados por essas tecnologias de forma segura e rápida. Isso pode ser feito até mesmo por meio de um navegador da web, permitindo a visualização desses documentos em qualquer lugar do mundo sem grandes complicações. Desta forma, é possível facilitar o trabalho de inúmeros colaboradores, que não vão precisar sair de seus locais de trabalho para acessar os documentos, tendo em vista que estes já foram previamente digitalizados, o que evita problemas decorrentes da danificação de suas versões físicas.
Em outras palavras, a Gestão Eletrônica de Documentos é um conjunto de tecnologias que permite que as empresas façam o gerenciamento seguro dos mais diversos tipos de documentos de forma digital por meio de planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc., tudo enquanto facilita o acesso a esses arquivos para os colaboradores autorizados!
Para que um sistema de GED seja realmente eficiente, é necessário que ele conte com algumas características fundamentais. Confira quais são:
– ferramentas que permitam a captura, o carregamento e a pesquisa de informações no sistema;
– métodos de armazenamento e arquivamento de documentos;
– capacidade de suportar e administrar qualquer conformidade ou requisitos legais, como os da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais);
– organização de documentos por meio de sistemas de indexação;
– segurança e controle de acesso para impedir acessos não autorizados a dados;
– um sistema de auditoria para permitir o rastreamento do ciclo de vida do documento;
– permita o compartilhamento automático de documentos para pessoas ou departamentos.
Digitalização e gestão documental
A fim de fazer melhor uso das vantagens concedidas pelos equipamentos obtidos por meio do aluguel de notebooks e outros dispositivos, a digitalização dos documentos torna-se uma poderosa ferramenta, promovendo uma agilização ainda maior de processos e economia pela eliminação de impressões desnecessárias, diminuindo gastos com papel, tinta e energia.
É nesse contexto que a Gestão Eletrônica de Documentos se insere, pois a GED permite a organização e a preservação eletrônica da documentação, além de assegurar que a informação necessária chegue na hora exata às pessoas certas. Desta forma, a GED controla todo o ciclo dos arquivos, desde sua criação até o seu arquivamento, além de controlar a segurança e a acessibilidade desses documentos.
A fim de garantir ainda mais segurança, é interessante que os scanners utilizados tenham alta performance a fim de permitir a digitalização dos mais variados tipos de documento com precisão de reconhecimento e alta qualidade de leitura. Além disso, é essencial que os softwares envolvidos atendam a rigorosos padrões de qualidade e à indexação por meio de tecnologias como o OCR e o Barcode.
Qual a importância da Gestão Eletrônica de Documentos na empresa?
É comum que, para se manterem competitivas, as empresas busquem formas de economizar tempo e dinheiro. A locação de equipamentos de TI – seja por meio do outsourcing de impressão ou por meio do aluguel de computador, notebook e similares – é o primeiro passo tanto para economizar tempo (pois fazer todos os processos por via digital é muito mais rápido) quanto dinheiro, tendo em vista que a locação de equipamento de TI é mais barata que a sua aquisição.
Entre os benefícios de um projeto de Gestão Eletrônica de Documentos bem organizado em conjunto com o aluguel de notebook, computadores e outros equipamentos de TI, estão a categorização de todos os documentos, com o uso de tabelas de temporalidade e ações de disposição, fazendo com que seu uso seja indispensável à manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas, pois a GED efetua a conversão de informações em voz, texto ou imagem para a forma digital.
Outras vantagens dessa aliança entre aluguel de computador e Gestão Eletrônica de Documentos incluem aumentos expressivos na velocidade e precisão na localização de documentos, o total controle no processo de negócio e muito mais, resultando na melhoria da qualidade do atendimento ao cliente, fornecendo respostas ágeis e precisas, além de velocidade nas transações entre empresas, tudo enquanto minimiza custos com recursos humanos e aumenta a produtividade!
O mais legal é que a GED pode ser utilizada por qualquer tipo de empresa, seja ela pequena, média ou grande, independentemente do segmento de atuação do negócio. Construtoras, escritórios de advocacia, hospitais e muitos outros tipos de empresa podem fazer uso da Gestão Eletrônica de documentos, pois estes avaliam as necessidades específicas do cliente, oferecendo um sistema modular que permite sua implementação gradual!
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