Uma coisa é certa, a comunicação virtual, seja no presente ou no futuro, continuará sendo uma ferramenta necessária para facilitar o trabalho remoto, influenciado pelos últimos anos de isolamento social. Hoje nós vamos falar sobre dicas para melhorar reuniões online.
Seja em grupo ou em conversas individuais, as chamadas de áudio e vídeo se tornaram um dos principais meios para se comunicar nos últimos meses. Nesse contexto, contar com uma plataforma de videoconferência se tornou rotina mundialmente, desde o início da pandemia. Esses serviços ganharam tamanha importância pelo mundo, mas não são uma exclusividade dos tempos atuais, muito menos uma grande novidade, pois eles já eram realidade em algumas empresas pelo mundo.
Nesses últimos anos que nos vimos total ou parcialmente isolados, o trabalho não pode parar, assim como os estudos e até mesmo os laços familiares. Essas ferramentas de conexão foram essenciais para trazer proximidades.
No mundo corporativo e do ensino, essas novas plataformas de comunicação fizeram total diferença e foram capazes de permitir que o processo continuasse a fluir, mesmo à distância.
E, para as empresas que permanecem nesse formato, uma das ferramentas mais importantes foi e continua sendo a videoconferência. Ela permite realizar reuniões online entre grupos para discutir questões fundamentais à manutenção das atividades de uma empresa. Além disso, é essencial para aulas a distância e promove até encontros virtuais de amigos e familiares. Essas medidas anteciparam as necessidades futuras dos funcionários, interessados e consumidores e isso continuará sendo um componente crítico de um modelo de negócios resiliente.
Benefícios de uma videoconferência em tempos de home office e dicas para melhorar reuniões online com ferramentas para videoconferência que ganharam um espaço significativo no mercado:
Mesmo hoje, quando o auge da pandemia já passou, muitas empresas ainda optaram por manter parte do seu corpo de funcionários em home office. Outras entenderam até mesmo que é muito mais dispendioso arcar com o custo de viagens para reunir executivos do que promover reuniões online. Experimente utilizar a videoconferência em sua rotina e você pode, de repente, notar o quanto ela vai facilitar seus afazeres profissionais e pessoais.
As videoconferências se tornaram parte da realidade. Elas permitem contatos mais frequentes com grande economia de recursos e promovem alinhamentos em níveis que as reuniões presenciais não permitiriam sem gastos muito maiores.
Zoom – Seguindo a sequência de dicas para melhorar reuniões online, o Zoom é um serviço de videoconferência baseado em nuvem por vídeo ou apenas áudio ou ambos, enquanto realiza bate-papos ao vivo e permite gravar essas sessões para ver mais tarde. Dentro da plataforma existem duas funções, Zoom Meeting e Zoom Room. Uma reunião do Zoom refere-se a uma reunião de videoconferência hospedada usando o Zoom. Você pode participar dessas reuniões por meio de uma webcam ou telefone. Enquanto isso, uma Sala Zoom é a configuração de hardware físico que permite que as empresas programem e iniciem Reuniões Zoom de suas salas de conferência.
Google Hangouts – O Google Hangouts é uma plataforma de comunicação com capacidade para enviar mensagens instantâneas, chat de vídeo, SMS e VoIP (chamadas telefônicas pela internet). Além do modo clássico da ferramenta, que pode ser usado por quem tem apenas uma conta Gmail, há o Hangouts Meet, que é uma solução de videoconferência paga e destinada para grupos maiores de empresas ou escolas. Para usá-la, é preciso ser usuário do G Suite, o pacote corporativo da Google.
Google meets – O Google Meet é o preferido de muita gente no quesito videochamada, principalmente empresas, por sua facilidade de uso e pelos recursos liberados, suportando até 100 pessoas e tem limite de tempo de uma hora por reunião. Além disso, tem outras vantagens, como número ilimitado de reuniões, legendas instantâneas com base em reconhecimento de fala, controles para os organizadores da reunião, integração com Google e Microsoft Office, entre outros.
Skype – O aplicativo permite criar reuniões com até 50 participantes gratuitamente e é um dos mais usados no mundo corporativo.
Microsoft Teams – E por falar em dica para melhorar reuniões online, o Teams é uma plataforma que unifica várias ferramentas, incluindo gravação e upload de vídeo, chat interativo e edição simultânea de documentos. Ele também é útil para organizar materiais por equipes e temas, válido tanto para aulas quanto para reuniões corporativas.
Dentro de empresas e escolas, essas ferramentas são essenciais, principalmente para alinhamentos do dia a dia. Na educação, muitas instituições mudaram suas estratégias de ensino e aderiram ao ensino à distância que tem refletido positivamente no dia a dia dos alunos e professores, principalmente com o auxílio das plataformas mencionadas acima.
Mas vem cá, falamos sobre dicas para melhorar reuniões online, mas você sabe como se comportar em uma videoconferência? Não? Então confira essas dicas infalíveis:
Evite interrupções – Sempre tente avisar às pessoas que estão à sua volta para que evitem interrupções durante as reuniões ou que transitem pelo ambiente enquanto a câmera está ligada. Interferências atrapalham qualquer linha de raciocínio e chegam a comprometer o andamento dos trabalhos.
Diminua o som ambiente – Se possível, escolha um lugar tranquilo para realizar suas videoconferências, pois os ruídos cotidianos comprometem a captação do áudio.
Vista-se adequadamente – A roupa utilizada deve ser a mesma de um expediente regular. É claro que dá para trocar o sapato social por um chinelinho confortável, já que o enquadramento da câmera não pega os pés. Ainda assim, mantenha a postura e evite roupas inapropriadas para o ambiente da videoconferência.
Use papel de parede – No próprio aplicativo você consegue aplicar fundos ou tirar de foco o cenário que aparece na câmera.
Aja como em toda reunião – Essa é essencial quando falamos sobre dicas para melhorar reuniões online, o bom senso se aplica em qualquer ocasião, seja online ou presencialmente. Cumprimente os participantes quando for a hora e espere sua vez de falar, isso é muito importante para evitar conversas cruzadas, especialmente se o grupo for grande.
Teste os equipamentos – Microfones falham, câmeras podem travar, softwares e sistemas operacionais precisam de atualizações periódicas. Para escapar dos contratempos, reserve uns minutos antes do horário da chamada de vídeo. Verifique se todo o material está funcionando e se é necessário fazer algum ajuste.
Essas dicas para melhorar reuniões online são importantes para o seu dia a dia profissional ou de estudos. Agora, se você é empresa e precisa de um auxílio para trabalhar com essas novas tecnologias, conte com a Convex que é especialista em tecnologia e auxílio do trabalho remoto para empresas com soluções como Google G Suite, locação de notebooks, locação de tecnologia e locação de computadores e equipamentos para empresas. A empresa trabalha com diferentes configurações, dispositivos modernos e atualizados e é especialista em ótimas soluções para manter os equipamentos atualizados.
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