Uma das estratégias para otimização de recursos de uma empresa pode estar nos gastos com impressões, principalmente porque muitos documentos são impressos de forma desnecessária. E hoje nós vamos falar sobre o gerenciamento de impressão corporativa, que pode ser o investimento ideal para o gestor que busca não só economia com impressões, mas, principalmente, utilizar esse recurso de forma inteligente.
Pesquisas mostram que boa parte do lucro de uma companhia é utilizado no consumo de papel, impressão e outros processos envolvendo a geração de documentos. As impressões podem consumir uma grande quantidade de recursos em uma empresa. Fazer a gestão de impressão é tão importante quanto prezar por qualquer outro processo dentro de uma organização.
Mas afinal, você sabe o que é Gerenciamento de Impressão corporativa, como ela é feita e quais as principais ferramentas adotadas?
Esse sistema de gestão nada mais é do que um conjunto de técnicas para estabelecer um controle mais efetivo sobre todos os materiais impressos em uma organização, seja em grandes empresas, escritórios, hospitais, escolas, entre outros. É feita por meio de softwares de bilhetagem de impressão, servidores e recursos que promovem uma impressão mais segura, reduzindo custos com papel, peças e energia.
Esta série de ações, juntamente com investimento adequado em softwares e tecnologia inteligente, permite que o gestor identifique excessos e falhas nas impressões, controle gastos e eduque sua equipe para o uso consciente da impressão corporativa.
Como aplicar o Gerenciamento de Impressão Corporativa na minha empresa?
Antes de começar qualquer mudança organizacional, é importante definir quais são as prioridades que precisam ser resolvidas. O gestor deve ter ciência de qual setor ou atividade demanda mais impressões, assim será mais fácil estabelecer as regras entre os times, evitando problemas internos de comunicação.
Para iniciar essa técnica você precisa de um gerenciamento seguro e organizar a infraestrutura das suas impressoras com a implantação de servidores de impressão. Além disso, você também precisará de um software de bilhetagem de impressão, onde será possível acompanhar de perto o volume de impressos, comparar período de uso e verificar se há desperdício ou não de materiais e folhas de papel.
Quais os benefícios para a empresa? Qual a importância do Gerenciamento de Impressão corporativa?
Saiba que, com uma gestão adequada, é possível economizar em torno de 30% com gastos de impressão por mês, incluindo manutenção, papéis, insumos, entre outros.
A função principal do sistema de Gestão de Impressão escolhido pela companhia é organizar todos os trabalhos de impressão que vem dos computadores ligados à rede. Esse programa em rede é importante para garantir um controle eficaz dos materiais e documentos impressos nos equipamentos da companhia. Desta forma você controla os desperdícios, garante processos otimizados, garante maior sigilo se for necessário e evita extravio de documentos. Todas as configurações de impressão, auditorias e gestão de permissões são realizados em um único local, os trabalhos enviados pelos funcionários são agrupados em uma fila organizada de impressão, todas as informações sobre suprimentos e erros de impressão ficam centralizadas, assim o administrador pode acessar tudo facilmente e os drivers são instalados no servidor e compartilhados com os computadores da rede.
Não importa se a rede da empresa é grande ou pequena, um servidor de impressão é essencial. A Gestão de Impressão traz retornos significativos para as empresas com resultados práticos e financeiros e o serviço pode ser contratado por empresas de setores diversos.
Qual é o melhor software para gestão de impressão?
O melhor software de gestão será sempre aquele que atende às necessidades da sua companhia em termos de processos e de custos. No mercado existem diversos sistemas, mas, antes de contratar o sistema, você pode consultar a Convex, que é especialista no gerenciamento de impressão corporativa e se certificar de todos os benefícios oferecidos, praticidades e qualidade no suporte prestado.
Invista em Outsourcing de Impressão
Outsourcing de impressão é uma prática que tem crescido nas empresas nos últimos anos. Ele consiste na terceirização do equipamento de impressão, permitindo que a empresa contratante mantenha o foco na sua atividade fim. Essa iniciativa contribui para o melhor controle dos gastos, concedendo, além de mais recursos e tecnologia à empresa, o controle de tudo que envolve o parque gráfico. Além disso, a empresa garante ainda manutenção imediata e troca dos equipamentos sempre que necessário, uso de máquinas de backup para áreas mais críticas e reposição de suprimentos de maneira mais ágil.
A Convex é especialista em gestão de impressão e oferece essa e muitas outras soluções em tecnologia para empresas. Além disso, você conta com todo suporte no que diz respeito à manutenção e reposição de insumos, eliminando preocupações com o correto funcionamento do seu ambiente de impressão.
Conte com a Convex e tenha as melhores opções de aluguel de equipamentos de ti, aluguel de desktop, locação de computadores e equipamentos tecnológicos que podem trazer vários benefícios para o seu dia a dia. Com diferentes configurações, dispositivos modernos e atualizados, a empresa é especialista em locação de tecnologia, uma ótima solução para manter os equipamentos atualizados, favorecendo assim a produtividade e até mesmo a satisfação do usuário, tirando qualquer fator inesperado da equação.
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